Digitalizzare un'azienda tessile a Prato: da dove si comincia

I quattro processi che i programmi standard non coprono

Sono quelli su cui si perde più tempo, e quasi sempre sono gestiti con fogli di calcolo e telefonate.

• <strong>Il conto lavoro.</strong> Il materiale è vostro, la lavorazione la fa un altro, il pezzo torna trasformato. Fiscalmente resta in carico a voi anche mentre è fuori; nei gestionali standard quella merce o risulta venduta o sparisce dal magazzino.
• <strong>Il ciclo con più terzisti in fila.</strong> Il filato va in tintoria, di lì in tessitura, poi a rifinire. Sapere dove si trova un lotto in un dato momento richiede quattro telefonate a quattro aziende diverse.
• <strong>Il campionario.</strong> Decine di varianti che non sono prodotti veri, non hanno giacenza, ma vanno tracciate, spedite ai clienti e riprese. Nessun gestionale generalista ha un posto dove metterle.
• <strong>La commessa che cambia in corsa.</strong> Il cliente sposta quantità, colori o date a lavorazione avviata. Il programma standard chiede di annullare e rifare; in azienda si corregge a mano e si aggiorna il foglio Excel.

In che ordine conviene partire

La tentazione è rifare tutto insieme. È anche il modo più sicuro per fermarsi a metà: sei mesi senza nulla in mano, e la stanchezza vince prima del risultato. Conviene l'ordine inverso — prima ciò che fa perdere più tempo oggi, anche se è il pezzo meno nobile.

1. <strong>Il documento che vi rallenta di più.</strong> Di solito la bolla di conto lavoro, scritta a mano decine di volte al mese. Generarla dal sistema fa risparmiare ore dalla prima settimana, e fa vedere in azienda che la cosa funziona.
2. <strong>Dove si trova la merce.</strong> Una schermata che dice quale lotto è presso quale terzista e da quanti giorni. Sostituisce le telefonate e rende visibili i ritardi mentre accadono, non a consuntivo.
3. <strong>L'anagrafica unica.</strong> Articoli, colori, taglie e clienti con un nome solo. È il lavoro più noioso e quello che regge tutto il resto: finché lo stesso filato si chiama in tre modi, nessun dato torna.
4. <strong>I numeri.</strong> Solo quando i primi tre passi girano da qualche mese i dati sono abbastanza puliti da dire qualcosa di vero su resa, scarti e tempi reali.

Cosa tenere e cosa costruire

Non serve buttare via quello che c'è. La contabilità e la fatturazione elettronica sono uguali per tutti: qualunque programma di mercato le fa bene e costa poco. Il pezzo da costruire è quello dove il distretto è diverso da tutto il resto d'Italia.

Un'azienda dell'ingrosso pratese con cui lavoriamo ha questa forma: un sistema unico tiene le regole — prezzi per fascia di cliente, minimi d'ordine, disponibilità — e sopra ci girano il negozio online, la console per i fornitori, quella per gli acquirenti e l'app. La contabilità è rimasta dov'era. Su misura è solo la parte che nessun programma comprato saprebbe fare.

Un'altra, nella moda, riceveva i cataloghi dei fornitori ognuno in un formato diverso: fogli di calcolo, PDF, listini via mail. Il software che abbiamo costruito li legge, riconosce i prodotti, e quando non è sicuro lo dichiara invece di indovinare, lasciando la decisione a una persona. Millesettecento prodotti importati in mezz'ora, e il resto dei programmi aziendali intatto.

I contributi, senza illusioni

Esistono misure nazionali e regionali per gli investimenti in digitalizzazione — crediti d'imposta per beni strumentali e software, bandi della Regione Toscana, iniziative di categoria. Cambiano di anno in anno, quindi qualsiasi cifra scritta qui sarebbe vecchia domani.

• <strong>Verificate presso chi le segue davvero</strong>: il vostro commercialista, Confartigianato Prato, CNA Toscana Centro o la Camera di Commercio di Pistoia-Prato hanno il quadro aggiornato.
• <strong>Il contributo non decide il progetto.</strong> Un software che non serve non diventa utile perché è finanziato al quaranta per cento: diventa uno spreco scontato.
• <strong>Attenzione ai tempi.</strong> Molte misure richiedono che l'investimento sia fatto entro una data. Vale la pena saperlo prima di impostare le fasi.

Come lavoriamo qui

Siamo a Prato, e il primo incontro lo facciamo in azienda. Non è cortesia: mezz'ora in reparto a guardare come si muove davvero un lotto vale più di tre videochiamate con l'organigramma. Le cose che contano — il quaderno accanto alla macchina, il foglio appeso, la telefonata che si fa sempre allo stesso terzista — non escono mai da una riunione.

Da lì si parte da un pezzo solo, quello che fa perdere più tempo, e lo si mette in uso prima di passare al successivo. Se dopo tre mesi non ha cambiato niente, si è sbagliato qualcosa e si è ancora in tempo a cambiarlo.

Domande frequenti